스튜디오 백오다시십

오피스 디자인 제안요청서 + 진행 과정

오피스 디자인 제안요청서 + 진행 과정

PUBLY <오피스 디자인 가이드> 를 읽고 오피스 설계/시공을 요청하려는 회사 담당자님을 위한 글입니다.
문의 메일을 보내기 전에 꼭 읽어주세요.

updated 2019 04 16

1. 가장 빠른 오피스 디자인 방법

“가장 빠르게 오피스 디자인 프로젝트를 진행하는 방법은 명확한 제안요청서 작성입니다. “

> 일단 저희 사무실 오시면 만나서 설명해 드릴게요.
> 시간이 없어서 메일로 쓸 수가 없어요. 전화 통화 가능하신가요?
> 저희도 아직 어떻게 해야 할지 모르겠어서 전문가 의견을 먼저 듣고 싶어요.

오피스 디자인을 이렇게 요청하는 경우를 종종 접합니다. 일정이 다급하고, 업무가 바쁘고, 오피스 디자인에 대해 잘 몰라 당황스럽고 급한 마음에 그러신 것 같아요. 하지만! 최소한의 정보 없이 오피스 디자인을 요청하시면 일이 효과적으로 진행되지 않아 오히려 프로젝트가 늦어집니다. 마음을 차분히 가라앉히시고 이 글을 읽은 후 제안요청서를 작성해주세요!

2. 제안요청서가 필요한 이유

PUBLY 리포트에서 여러 번 강조한 것처럼, 오피스 디자인의 목적과 방향은 외부인이 결정할 수 없습니다. 회사 내부에서 충분히 정리되지 않은 단계에서는 외부 전문가를 만나도 큰 도움을 받기 어렵습니다. 서로 시간과 비용을 아끼기 위해! 명확한 제안요청서 작성을 추천합니다.

제안요청서를 준비하면서 아래 내용을 충분히 의논해보셨으면 좋겠습니다.

  • 오피스 디자인 외부 인력 필요여부
  • 오피스 디자인 관련 업체 선정 기준
  • 현실적인 일정과 예산 범위
  • 회사 내에서 직접 할 수 있는 일 / 직접 할 수 없는 일의 구분

105-10에서는 회사 구성원과 함께 TF를 만들고, 각자 역할을 맡아서 같이 오피스 디자인을 완성합니다.
‘전문가 or 디자이너가 알아서 잘해 줄 테니 우리 회사에서는 과정을 신경쓰고 싶지 않고 결과물만 받고 싶다.’고 생각하시면, 저희가 아닌 다른 회사에 문의하시길 바랍니다.

3. 제안요청서 필수/선택 항목

최소한 이 정도는 정리해서 보내주세요.

  • 필수 : 위치 / 일정 / 목적 / 예산 / 업무 범위 / 사원 수(현재 인원+채용 예정)
  • 선택 : 현재 사무실 레이아웃 / 오피스 디자인이 필요한 공간 도면(dwg, pdf) / 회사 브랜드 가이드라인 / TF 구성원 소개

특히 ‘업무 범위’는 회사 특성에 따라 달라집니다. 그래서 자세하게 작성해 주실 수록 좋습니다. 예를 들면 회사에 브랜딩 및 디자인팀과 시각디자이너가 있다면 사이니지, 인포그래픽 등의 디자인을 직접 하시는 것도 추천합니다. 이런 경우, 원하는 디자인 결과물을 완성하기 위한 적절한 위치와 크기, 재료 등을 제안해 드립니다.

4. 오피스 디자인 진행 과정

제안요청서를 메일로 받으면 최대한 빠르게 피드백을 드립니다. 진행 가능 여부를 확인하고 메일, 전화, 방문상담 후 [오피스 디자인 프로젝트 제안서]를 작성합니다.

* 방문상담은 사전 협의 후, 유료로 진행됩니다. 비용은 위치와 목적에 따라 달라집니다.
* 사무실 이사 없이 인테리어 공사를 해야하는 경우, 일정관리 방법이 달라집니다.

  1. 디자인 업무 범위 확인, 현장 확인 > 현황도면 확인 > 프로젝트 제안서 검토 > 디자인 계약 진행, 현장 확인 실측  
  2. 공간별 요청사항 / 인터뷰 / 체크리스트 작성  
  3. 전체 디자인 컨셉, 레이아웃 제안 검토  
  4. 공간별 컨셉 점검: 메인 색상, 사용 마감재
  5. 가구/전자기기/소품 구매리스트 작성  
  6. 시공견적서 작성을 위한 현장 확인 실측
  7. 시공 범위 예상 일정표 작성, 예산 검토 회의  
  8. 시공계약 착공 준비  
  9. (공사 시작) 현장 확인 감리보고   
  10. 공사 진행 > 공사 완료 > 입주청소 > 가구 배치 > 전자기기+소품 배치 > TF 회의: 완료보고
5. [오피스 디자인 프로젝트 제안서] 사례: 400평 이상
105-10에서 보내드리는 제안서는 프로젝트 개요 / 범위 / 항목 상세 / 예상 일정 / 항목별 산출물 및 견적으로 구성됩니다.
* 항목의 단가, 수량은 프로젝트 규모와 위치 등에 따라 달라집니다.
* 프로젝트에 따라 몇 번의 방문 상담으로 충분할 때도 있고, 마스터플랜까지 필요한 경우가 있으니 참고해 주세요.
오피스 디자인

 

마스터플랜 (일정 규모 이상)
  • 전체 공간 마스터플랜: 전체 층에서 프로그램(업무공간/라운지/회의실/카페테리아/매장 등)의 규모와 배치가 적절한지 확인합니다.
  • 공간디자인 시스템 구축: 작게는 몇십 평에서 몇백 평의 오피스를 일관성 있게 디자인하기 위해 필요한 작업입니다. 주로 사용하는 건축 마감재료부터 컬러, 타이포그래피 등을 포함한 톤앤매너를 정리합니다. 브랜드/디자인팀에서 지금까지 잘 하고 계셨던 작업(사이니지, 인포그래픽 등)을 이번 기회에 체계적으로 정리한다고 생각해주시면 좋겠습니다. 4월 초에 시작해서 7월 초까지 계속 업데이트 되며, 앞으로 오피스 확장을 하실 때도 유용하게 사용하실 것이라 기대합니다. 구글드라이브 폴더에서 문서/파일을 관리합니다.

 

공간 기획 진행 보고
  • 실측/현황도면 작성: 기존 벽체 철거 여부 등을 결정하기 위한 현황도면을 작성합니다. 정확한 현황도면(dwg)이 있는 경우, 줄어드는 비용입니다. 일정 규모 이상의 건물은 공사 전/후 도면 제출이 필수이니 확인해보세요.
  • 레이아웃: 오피스 디자인에서 가장 중요한 부분입니다. 평면도(dwg), 스케치업 기본 모델링(skp)을 작성합니다.
  • 가구/조명/소품 큐레이션: 제작하지 않는 모든 집기 구매리스트를 작성합니다. 개인 책상부터 쓰레기통까지 포함합니다. 구글스프레드시트에서 수백 개 집기의 구입 여부와 진행현황을 관리합니다.
    • 위치 / 종류 / 브랜드 / 제품명 / 옵션 / 크기(WxDxH) / 개수 / 가격 / 총가격(배송료 포함) / 구매처 및 링크
  • 사인 그래픽: 위치와 크기, 제작 방법과 재료 등을 논의합니다.
  • 진행 보고: 브랜드/디자인팀과 함께 하는 회의 참석(주 1회 이상)과 타운홀 미팅(월 1회)을 추천합니다.

 

시공 준비 및 감리
  • 시공 준비: 공사 전 현장 확인, 건물관리팀 요청 서류 작성 등을 위해 방문(최소 2회)하는 시공팀에게 전달하는 비용입니다. 현장 이동시간, 유류비, 주차비 등을 고려해 작성합니다. 상세 견적서 작성 후, 충분히 검토하고 필요한 경우 금액을 조정하는 회의를 진행합니다.
  • 현장 확인 및 감리: 면적, 사용 재료, 제작 난이도에 맞게 방문 횟수를 결정합니다. 중요한 공정이 진행되는 경우, 저도 현장에 거의 하루종일 머물기도 합니다.

 

추가 의견
  • 가구/조명/소품 큐레이션: 구매 진행, 물품 배송을 105-10에서 맡을 수도 있지만, 경영지원팀과 의논해 보셨으면 좋겠습니다. 최소 몇 천만원대의 자산 취득이며 부가세 문제 등이 있어 회사 내부에서 진행하는 경우가 대부분입니다.
6. 마무리
PUBLY <오피스 디자인 가이드>의 독자님을 만나는 일은 항상 환영입니다. 가능하면 많은 독자님을 뵙고 싶어요. 하지만 그와는 별개로 105-10에서는 동시에 너무 많은 프로젝트 진행을 지양하고 있습니다.
PUBLY 리포트 발간 이후, 많은 연락을 받았고 지금도 몇몇 회사의 오피스 디자인을 진행하고 있습니다. 105-10은 예산+공간이 큰 디자인 프로젝트보다 ‘일 잘하는 사람들’이 있는 오피스 디자인 프로젝트를 선호합니다. 제대로 작성된 한 장의 제안요청서를 받으면, 방문하기 전부터 그 회사에 호감이 생깁니다🥰

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